골프 전문 에이전시가 담당자의 시간을 1/10로 줄여주는 비결

기업골프행사, 이제 전문가에게 맡기세요 '골프행사 별 거 아닌줄 알았는데, 별거였어요.' -D금융 김00 차장

Jul 24, 2024

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기업 내 골프 행사를 준비하는 담당자이신가요???

기업 골프 행사에는 다양한 형태가 있습니다. 4팀 가량의 소규모 세미나 행사부터, 36팀 이상의 대규모 골프 대회 복지 차원의 사내 골프대회, 혹은 VIP 고객들을 위한 럭셔리 행사, 등 형태와 구성은 정말 다양합니다.

하지만 바로 내가 이 행사를 처음 부터 끝까지 책임져야 하는 실무 담당자라면 정말 골치 아플 것 같아요. 출근했는데, 지나가면서 누군가 나에게 툭

“이번 창립기념일에 골프 행사 한 번 준비해봐”

라고 한다면..?

그때부터, 당신은 머리 속이 요동치기 시작할 겁니다.

참가자 연락부터, 골프장 섭외 등 골프행사에서 모든 세부 사항을 관리하는 것은 상당히 시간 소모적이고 스트레스를 받는 일일 수 있습니다.

골프를 모를 수도 있고, 골프를 안다고 해도, 골프행사를 준비해본 적은 없을 뿐더러. 더불어, 본인의 본래 업무도 같이 수행해야 할테니까요

여기서 담당자의 시간을 대폭 절약할 수 있는 방법을 소개합니다. 바로, 골프 전문 에이전시(운영 대행사)를 통해 행사 준비를 하는건데요.

골프 전문 에이전시는 전체 이벤트 계획을 세우고, 참가자 등록부터 예산 관리까지 모든 세부 사항을 철저히 관리합니다.

이로 인해 담당자는 정~말 주요 결정에만 집중할 수 있습니다.

그렇다면 골프행사 담당자의 시간을 1/10로 줄여주는 운영대행사(에이전시)의 업무는 무엇이 있을까요?

이벤트 기획 및 관리

골프장 예약

RSVP (참가자 관리, 조 편성)

브랜딩 및 제작물 제작 (초대장, 안내문, 브로셔, 현수막 등)

현장 관리 (체크인, 동선 안내, 발렛 서비스, 인력 섭외, 사진 촬영 등)

식사 테이블 배치 (조찬, 만찬, 시상식 등)

시상식 (MC섭외, 시상품 구매 및 시상)

이벤트 기획 (프로골퍼와 함께하는 이벤트, 골프 세미나, 원포인트 레슨, 파3홀 니어 대결 등)

결과 보고서 작성

살짝만 나열해봐도 정말 많죠?? 🫥 그러나, 전문가에게 맡긴다면 전혀 어렵지 않습니다.

골프 에이전시의 업무에는 뭐가 있을까요??

단계 별로 간략하게 안내드립니다.

1. 이벤트 기획 및 관리

운영 대행사는 전체 이벤트 계획을 세우고, 참가자 등록부터 예산 관리까지 모든 세부 사항을 철저히 관리해요. 전체적인 행사 일정표를 잡고, 그 이후에는 타임라인대로 일정 및 TO-DO를 세밀하게 계획합니다. 참가자 등록과 확인, 연락처 관리 등 모든 절차를 대행합니다. 초대장, 안내문, 브로셔, 현수막 등 필요한 모든 인쇄물(제작물)을 제작합니다.

2. 현장 관리

현장에서 발생할 수 있는 모든 상황을 관리하고, 참가자들이 편안하게 행사를 즐길 수 있도록 도와줍니다. 참가자들이 원활하게 체크인하고, 브로셔 및 락커키를 지급합니다. 또한, 행사장 내에서 혼동 없이 이동할 수 있도록 안내합니다. 차량을 이용하는 참가자들을 위한 발렛 서비스를 제공합니다.

더불어, 조찬, 만찬, 시상식 등 다양한 식사 시간을 위한 테이블 배치를 관리합니다.

3. 시상식 준비 및 시상품 구매

골프대회의 꽃인 시상식에서 제공할 시상품과 재밌는 이벤트 시상을 선택하는 것 또한 아주 중요합니다.

참가자들이 좋아할 만한 시상품과 재치있는 행운상을 기획하여, 관리하고 배송해주며, 행사 종료 후에도 모든 참가자들이 실력과 무관하게 긍정적인 인상을 남길 수 있도록 합니다.

4. 행사 이벤트 기획

그동안의 골프 행사가 너무 단조로우신가요???? 다 풍성하고 성공적인 행사를 위해 다양한 프로그램과 액티비티를 기획합니다. 골프 프로와의 프로암(동반 라운드) 말고도 이벤트는 정말 다양한 거 아시죠?? 골프 세미나 뿐만 아니라, 원포인트 레슨, 홀이벤트 등으로 참가자들이 더욱 즐길 수 있는 요소들을 제안합니다.

5. 결과 보고서 작성

행사가 끝난 후에는 결과 보고서를 작성하여, 다음 행사 준비에 참고할 수 있도록 합니다. 행사 사진, 홍보 자료, 설문조사 결과 등을 첨부하고, 계획했던 예산과 실제로 사용된 비용 정산, 행사 중에 발생한 문제점과 이를 위한 조치 사항과 개선 사항을 제안합니다.

또한 요청이 있을 경우, 참가자들의 피드백을 받아 행사 개선에 반영합니다. 행사 전반에 대한 피드백을 수집하여, 결과 보고서를 작성합니다.

지금까지 간략하게나마, 골프 행사의 플로우에 대해 안내드렸는데요, 이외에도 정말 더 딥하게 들어가면 그 사이사이 다양하고 방대한 단계가 많습니다.

제작물의 경우에도, 웰컴 브로셔와 메뉴판 같은 지류 뿐만 아닌 H형 배너, F형 배너, 홀보드와 백월과 같은 장치 장식물 등 정말 무궁무진하게 많아요.

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필드멘토 덕분에 준비 시간도 절약하고 기대 이상의 퀄리티도 보장받을 수 있었어요. 무엇보다 고객사들이 만족해줘서 정말 기쁩니다. -D금융 김00 차장